Rechtsgrundlage der Abmahnung ist § 314 Abs. 2 BGB. Danach erfordert die fristlose Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses wegen der Pflichtverletzung einer Vertragspartei eine Fristsetzung zur Abhilfe oder eine erfolglose Abmahnung. Dies ist auch auf ordentliche (fristgerechte) Kündigungen analog anwendbar.
Zweck der Abmahnung ist es, dem Vertragspartner, im Arbeitsrecht meist dem Arbeitnehmer, deutlich zu machen, dass er gegen seine Pflichten verstoßen hat (Hinweisfunktion) und ihn dazu anzuhalten, derartiges schädliches Verhalten nicht zu wiederholen, sondern sich vertragstreu zu verhalten. Dafür muss das Fehlverhalten konkret bezeichnet werden. Dem Arbeitnehmer wird angedroht, dass ein weiteres gleichartiges Fehlverhalten zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen wird (Warnfunktion). Es ist sozusagen der „Schuss vor den Bug“, bevor, um im Bild zu bleiben, das „Schiff versenkt“ wird, also das Arbeitsverhältnis mit allen schwerwiegenden Folgen für den Arbeitnehmer gekündigt wird.
Weiterhin hat die A. den Vorteil, dass die betreffende Pflichtverletzung festgehalten wird (Dokumentationsfunktion). Um diese Funktion erfüllen zu können, muß die sie allerdings schriftlich erfolgen, was nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
Die A. ist im Sinne der Verhältnismäßigkeit der Mittel das mildere Mittel gegenüber einer Kündigung, um vertragswidriges Verhalten zu sanktionieren. Weil die Kündigung, zumal die fristlose, immer erst das letzte Mittel sein darf, ist die Abmahnung grundsätzlich vor jeder verhaltens- oder leistungsbedingten Kündigung erforderlich. Somit dient eine sie immer auch der Vorbereitung einer Kündigung für den Fall eines wiederholten gleichgelagerten Pflichtenverstoßes.
Lediglich in krassen Ausnahmefällen oder bei notorischen Vertragsverstößen kann auf eine Abmahnung verzichtet werden.
Dies ist der Fall, wenn durch das Fehlverhalten das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer so stark beschädigt wurde, dass der geschädigten Partei ein Festhalten am Arbeitsvertrag nicht mehr zuzumuten ist. Eine A. ist auch dann entbehrlich, wenn nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten ändert oder wenn der Vertragsverstoß schwerwiegend ist und der Arbeitnehmer wissen musste, dass die Folge seines Fehlverhaltens die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sein würde.
Um ihre Funktionen auch erfüllen zu können, muss eine Abmahnung zwingend den folgenden Mindestinhalt haben:
Dabei ist zu beachten, dass es die A. entwerten kann, wenn mehrfach lediglich mit der Kündigung gedroht wird. Wird eine A. wegen desselben Verhaltens mehrfach wiederholt, so muss die Drohung sich in ihrer Eindringlichkeit steigern.
Mit der Abmahnung eines Fehlverhaltens steht dem Arbeitgeber bei einem gleichartigen Verstoß i.d.R. die Kündigung des Arbeitsverhältnisses offen. Dies gilt allerdings nicht bei sehr leichten einmaligen Pflichtverletzungen. Solche Pflichtverletzungen müssen sich beharrlich wiederholen, damit dann nach mehrfacher Abmahnung eine Kündigung begründet werden kann. Ist ein konkretes Fehlverhalten allerdings abgemahnt worden, kann der Arbeitgeber eine Kündigung nicht auf dieses konkrete Vorkommnis stützen. Eine Abmahnung verliert mit der Zeit ihre Warnfunktion. Nach ca. 2 bis 3 Jahren kann der Arbeitgeber eine Kündigung nach der Rechtsprechung nicht mehr darauf stützen, der Arbeitnehmer habe einen bereits abgemahnten Pflichtenverstoß erneut begangen.
Ohne die rechtlichen Konsequenzen einer Abmahnung besteht auch die Möglichkeit, die Vertragspartei zu ermahnen, also deutlich Mißbilligung auszudrücken. Gerade bei kleinen Verstößen ist dies oft ausreichend und angemessen.
Hält der Arbeitnehmer die Abmahnung für ungerechtfertigt, kann er wie folgt vorgehen:
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